jt-doc-tools 事務機掃描取件：從瀏覽器取回掃描文件

Jason Cheng 發布 2026.11.03 瀏覽 3 次

本文目錄

機關與企業常見的難題
事務機掃描取件的做法
jt-doc-tools 的多人版與單機版
管理員的共用事務機
連線測試與問題回報
各廠牌支援狀況
安全設計
目前的限制
部署與費用
結論
參考資料

機關與企業的事務機（多功能複合機）掃描很快，難的是掃完之後，檔案怎麼安全地送到承辦人手上。寄電子郵件、放共用資料夾、用隨身碟，或用原廠軟體取回，每一種做法都有管理或資安上的難處，廠牌一多就更麻煩。

jt-doc-tools 是我開發的自架文件處理平台，「事務機掃描取件」是其中一支工具：在瀏覽器裡直接叫事務機掃描，或把存在事務機信箱、文件伺服器、資料盒裡的文件取回來，檔案只進自己的工作區（多人使用時要啟用登入，工作區才會依帳號分開），接著就能做 OCR、合併、壓縮、翻譯、用印。本文以 v1.17.25 為準。

機關與企業常見的難題

掃描寄到電子郵件

每台事務機都要設定郵件伺服器與寄件帳號，帳號密碼或憑證一換，就得逐台重設。多頁、彩色、高解析度的文件常超過附件或信箱容量上限，寄不出去或被退信。文件也會經過郵件系統，留在寄件備份、郵件閘道與信箱裡，散落在不只一個地方。

掃描到共用資料夾

共用區通常很多人都有權限，合約、人事、薪資這類文件放進去，有權限的人都能開啟、複製。要替每個人各開一個資料夾，帳號權限的維護成本就上來了。

部分舊型事務機的「掃描到資料夾」只支援 SMB1，而 Windows 10 1709 起，全新安裝預設不再包含 SMB1 的伺服器元件，電腦上的共用資料夾就收不到這些事務機的檔案。為了讓掃描能用而重新開啟舊協定，本身就是資安風險。

用 USB 隨身碟取回檔案

隨身碟容易遺失，也可能帶進惡意程式，不少機關與企業的資安規範已限制或禁止使用。

存在事務機裡，再用原廠軟體取回

比較安全的做法，是先把文件存在事務機自己的信箱或硬碟，本人再用帳號密碼取回；前提是事務機上的信箱或資料夾已經設好個人的存取權限或密碼。問題出在「取回」這一步：

每個廠牌各一套工具
多半是 Windows 桌面軟體，每台電腦都要安裝、設定事務機位址與帳號；換電腦、重灌、新人報到都要再設一次。
廠牌混用
分批採購或租約到期換機之後，同一個單位常有好幾個廠牌，就得同時維護好幾套軟體，macOS、Linux 的電腦也常常沒有對應的版本。
授權與產品週期
部分原廠軟體要另外購買或依合約授權，也會停售換代，例如 RICOH 的 Ridoc Desk Navigator V4 已於 2024 年 3 月底停售。
取回之後還沒完
要 OCR、合併、壓縮、翻譯，還得再開別的軟體或線上服務，而線上服務代表文件要上傳到外部。

主要廠牌取回機內文件的方式如下，整理自原廠公開的手冊與說明：

廠牌	機內存放位置	原廠的取回方式
FUJIFILM	機內信箱	事務機網頁（Internet Services）、Network Scanner Utility 3、與 DocuWorks 連動。DocuWorks 另外販售，依電腦授權；與「DocuWorks 托盤」連動取回文件時，即使設定不刪除，原件仍會從信箱刪除
RICOH	文件伺服器	事務機網頁（Web Image Monitor）、RICOH Desk Navi
KYOCERA	自訂資料盒	事務機網頁（Command Center RX）、TWAIN 掃描驅動（官方只提供 Windows 版）
Canon	Advanced Box	事務機網頁、WebDAV、SMB
Konica Minolta	公用信箱	事務機網頁（Web Connection）、SMB
SHARP	NAS 資料夾	事務機網頁、SMB

事務機掃描取件的做法

事務機、jt-doc-tools 與使用者的瀏覽器都在同一個內網。jt-doc-tools 替使用者連線到事務機、取回文件，支援的格式可以轉成 PDF，檔案直接進該使用者的工作區，不經過任何雲端服務（工作區不支援的格式見文末的限制）。使用者的電腦只要有瀏覽器，不用安裝原廠軟體。

用法有兩種：

從本站掃描
適用支援 eSCL 的事務機。使用者先走到事務機，把文件放在平台玻璃上或放進自動送紙器，再回到自己的電腦，在網頁選好來源、色彩、解析度、紙張，存成 PDF 或 JPEG，按「開始掃描」。事務機開始掃描，掃好的檔案直接進工作區，每次掃描不用在操作面板上設定，也不用帳號密碼。部分機型的遠端掃描（eSCL）預設是關閉的，要先在事務機上啟用；由於不用帳號密碼，同網段連得到事務機的電腦也能叫它掃描，建議只允許 jt-doc-tools 伺服器連線，掃完也記得取走原稿。
掃描取件
使用者先走到事務機，在操作面板使用掃描功能，把文件存進事務機的信箱、文件伺服器或資料盒，例如 FUJIFILM 選「掃描至信箱」。接著回到自己的電腦，在網頁按「取件」按鈕，列出文件、勾選後存成 PDF 進工作區。

從本站掃描

掃描設定只列出這台事務機支援的選項。同一台事務機有人在用時會自動排隊，畫面顯示前面還有幾件。

掃描取件

回到電腦後，在網頁填入信箱編號、帳號或 User Code，也就是在操作面板存放文件時用的那一組，按「列出檔案」後勾選要的文件，選存成 PDF 再按「取件」按鈕。FUJIFILM 可以選「取件並刪除」，確認檔案存好之後才刪除事務機上的原件，刪完會再列一次信箱確認。

RICOH 的文件伺服器分共用資料夾與設備資料夾，在「位置」切換，資料夾有密碼的會標示出來。

取好的檔案在自己的工作區，可以開啟、下載，或在其他工具裡直接選用。jt-doc-tools 有 50 多支工具，OCR、合併、壓縮、翻譯、用印都能接著做，不用再把文件上傳到外部服務。翻譯這類會用到 LLM 的工具，模型服務也要架在內網，文件才不會離開內網。

jt-doc-tools 的多人版與單機版

jt-doc-tools 有兩種使用方式，差別在 jt-doc-tools 本身怎麼部署，與事務機無關：

jt-doc-tools 多人版
jt-doc-tools 架成伺服器給多人使用，一定要啟用登入，每個人的事務機清單與工作區才會分開。沒有啟用登入時，所有人共用同一個工作區，連得到網站的人都看得到掃描取件的檔案。
jt-doc-tools 單機版
只有一個人在自己的電腦上執行 jt-doc-tools，服務只開在本機（127.0.0.1），不用啟用登入。這時工具頁上方會顯示紅色提醒，而且這支工具會直接拒絕非本機的連線。

管理員的共用事務機

在 jt-doc-tools 多人版中，管理員在「設定 → 共用事務機」建立一次，按「成員」指定可以使用的使用者、群組或組織單位，成員就會在自己的頁面看到這台事務機。帳號沿用網站本身的登入，可以是本機帳號、AD、LDAP 或 SSO，使用者寫成「帳號@來源」。

想讓大家只用共用的事務機，可以關掉「允許使用者自行新增事務機」。關掉之後，使用者原本自己新增的事務機會暫停使用，資料仍保留。

連線測試與問題回報

新增事務機時先按「連線測試」，結果會列出廠牌、型號、相容性，以及連線、TLS 等每一步的診斷。連線測試不送任何帳號密碼，需要時可以下載診斷報告（txt、md、json、html、pdf）交給管理員。

掃描取件出問題時，可以展開「技術細節」複製協定紀錄，附給系統管理員或到 GitHub 開 Issue 回報。協定紀錄不含帳號、密碼與文件內容，但公開貼到 GitHub 之前，仍請先檢查並遮蔽內網位址、設備名稱與文件檔名。

各廠牌支援狀況

掃描取件

廠牌	方式	在事務機上怎麼存	支援狀況
FUJIFILM	機內信箱	操作面板選「掃描至信箱」	已在 Apeos C5571 實機驗證；同系列的 C7071、C6571、C4571、C3571、C3071、C2571 以 C5571 的結果推定支援，沒有逐台實測
RICOH	文件伺服器	操作面板選「掃描至資料夾」並「儲存檔案」	已在 IM C2000、IM C2010、IM C2510、IM C3500、IM C3510 實機驗證，其他型號是實驗功能
KYOCERA	自訂資料盒	存進自訂資料盒	實驗功能，要在事務機啟用 Enhanced WSD 服務（HTTPS 9091 或 HTTP 9090，建議用 9091）；沒有自訂資料盒的機型目前只能列出文件
Canon	Advanced Box	存進共用空間或個人空間	實驗功能（WebDAV 或 SMB）
Konica Minolta	公用信箱	存進公用信箱	實驗功能（SMB）；同集團品牌 DEVELOP ineo 系列（未實測）走同一種方式
SHARP	NAS 資料夾	存進 NAS 資料夾	實驗功能（SMB）

「實驗功能」是依原廠手冊或原廠工具的分析寫成，還沒有在實機上驗證。Canon、Konica Minolta、SHARP 走 SMB 或 WebDAV，事務機端通常要先開啟對網路的檔案分享與認證，例如 Konica Minolta 要讓公用信箱的文件自動分享到 SMB 資料夾，實際設定請依各機型手冊。TOSHIBA、Xerox 取回機內文件的方式沒有公開的介面規格，要等有實機可以驗證才會支援。

從本站掃描

從本站掃描是另一項功能，使用 eSCL 標準協定，不經過事務機的信箱，也和上表的廠牌支援狀況無關。目前只在 HP LaserJet MFP M141w 實測過，其他支援 eSCL 的機型依標準實作，尚未逐台實測。

安全設計

事務機上常有合約、薪資單這類文件，所以每一步都採取保守的做法：

只連內網
事務機位址只接受內部網路的私有位址，主機名稱解析出的每個位址都要符合，並拒絕本機回送位址與伺服器自己的位址。
不儲存密碼
事務機與信箱的密碼每次都要輸入；記住的是設備帳號名稱、信箱編號、信任的憑證這類設定，跟著網站帳號存。
登入只送一次
帳號或密碼錯了就停下來，不換方式重試。FUJIFILM 部分機型在登入連續失敗達到上限（可設 1～10 次）後，要重新開機才會再受理認證，自動重試很容易把帳號鎖住。
只讀不改
掃描取件只列出、下載，不刪除、不改名，只有 FUJIFILM 可以選「取件並刪除」。
未加密傳輸要先同意
以 HTTP，或 jt-doc-tools 目前使用的未加密 SMB 連線傳送前，要使用者先同意一次。
一次一個人
經由同一套 jt-doc-tools 送出的作業，同一台事務機一次只處理一件，其他人自動排隊。直接在操作面板或用其他軟體的操作不在這個排隊範圍內。
全程留記錄
誰在什麼時候對哪一台從本站掃描、掃描取件、刪除了哪幾份，都寫進稽核記錄，不記密碼與文件內容。

目前的限制

事務機要在內網，jt-doc-tools 的伺服器要連得到事務機。
KYOCERA、Canon、Konica Minolta、SHARP 仍是實驗功能，RICOH 列出的型號以外也是。
只有支援 eSCL 的機型能「從本站掃描」，其他機型要先走到事務機，在操作面板把文件存進事務機，再回到電腦用掃描取件取回。
以 SMB 掃描取件時只走 SMB2 以上，不退回 SMB1；事務機要求 SMB3 加密時目前不支援。
FUJIFILM 信箱的掃描取件，jt-doc-tools 取件時事務機回傳的是 TIFF、JPEG、PDF，拿不到 DocuWorks（.xdw）格式；DocuWorks 格式要透過事務機網頁（Internet Services）或 DocuWorks 軟體取出。
Canon、Konica Minolta、SHARP 是以 SMB 或 WebDAV 連到事務機的共用資料夾，檔案照原本的格式下載。工作區不支援的格式（例如 .xdw）不會轉成 PDF，也不會進工作區，只在該次作業的暫存區保留 24 小時供下載。
每台事務機最多排 10 件（含正在執行的那件），每人每台最多 2 件，等超過 30 分鐘就放棄。
工作區的保留時間由管理員設定，預設 24 小時，要長期保存請下載。